수신함에 쌓인 이메일 정리 방법

수신함에 쌓인 이메일 정리 방법

수신함에 쌓인 이메일들을 확인하고 지우는 것은 여간 귀찮은 일이 아니다. 더욱이 대부분의 이메일이 광고거나 스팸메일일 경우가 허다해 많은 이들이 정작 중요한 이메일은 놓치기 일쑤다. 

■1분 규칙

이메일을 읽고 답장하는 것은 나름의 시간을 투자 해야 한다. 그 때문에 많은 이들이 이를 미뤄두곤 한다. 이에 대해 전문가들은 수신메일의 내용을 빠르게 훑어보고 짧고 간단하게 답장을 해도 문제가 없으리라 판단되면 그 즉시 답장할 것을 조언한다. 특히, G메일은 ‘자동 완성 기능’이 있어 사용자가 보냈던 메일의 답장 내용을 기억하고, 새로 작성 시 ‘추측’을 바탕으로 내용을 자동 완성시켜 준다. 

■정크메일 관리

스팸메일 필터 기능은 정크메일과 피싱 사기 메일을 정리하는 데 도움이 된다. 그러나 지속적해서 날라오는 수많은 이메일 중 일부는 합법적인 회사, 단체로부터 오기 때문에 이를 완전히 분류하기란 쉽지 않다. 그러나 광고성 이메일들 대부분에는 메일의 가장 하단 부분에 ‘구독 취소’ 링크가 포함돼 있다. 전문가들은 읽지 않거나 관심 없는 내용이라면 단 몇 초만 시간을 들여 ‘구독 취소’를 누를 것을 추천한다.

■메일함 세팅하기

마이크로소프트 오피스와 지메일은 사용자의 이메일을 정리하는 데 도움이 되는 특별한 기능이 있다. 지메일의 경우, 폴더와 비슷한 기능을 수행하는 ‘라벨’ 기능이 있다. 라벨 기능 사용 시 언론 보도 자료, 사업 파트너로부터 오는 인보이스 및 커뮤니케이션, 부서 책임자에게서 오는 메시지를 각각 분류할 수 있다. 지메일에서는 ‘톱니바퀴 아이콘’ ▶ 설정 ▶ 라벨 탭 ▶ 새로운 라벨 만들기 ▶ 라벨 이름 지정 순으로 설정할 수 있다. 마이크로소프트 아웃룩의 경우 폴더를 생성하면 이메일을 가장 쉽게 분류할 수 있다.

■기타 방법

일부 전문가들은 파트너 간에 이메일을 주고받는 것보다 ‘구글 행아웃’ 기능을 이용할 것을 추천한다. 구글 행아웃, 스카이프, 메신저, 슬랙 등 다양한 메신저 기능을 통해 더욱더 간단하고 빠르게 상대방과 대화를 주고받을 수 있다. 이 외에도 수신메일은 보통 메일 계정이 등록된 여러 개의 기기로 동시에 온다. 만일 사용자가 한 기기에서만 이메일을 수신·발신 및 삭제할 경우 다른 기기들에서도 동시 작업이 진행되도록 설정해야 한다.

지메일을 모든 기기에서 동시에 사용하고 싶다면, 톱니바퀴 아이콘 클릭 ▶ 설정 ▶ 회송 ▶ 메뉴 상단에 나타난 POP·IMAP 선택 ▶ IMAP 엑세스 하단에서 모든 메일에 대해 팝 기능 사용 및 IMAP 사용 설정 ▶ 저장 순으로 설정하면 된다.