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노매치 레터 를 받았는데 어떻게 해야 하나요?

오바마 행정부 시절 폐지됐던 ‘노매치 레터’(no-match letter)를 받는 한인 업주들이 늘어나고 있다. 폐지된 지 7년만에 재개된 노매치 레터인 탓에 많은 한인 업주들이 대응 방식을 몰라 궁금해하고 있다.

‘노매치 레터’는 연방 사회보장국(Social Security Administration)이 보유하고 있는 ‘소셜시큐리티번호’(SSN)와 업주들이 제출하는 임금명세서(W-2)에 기록된 직원들의 번호나 이름이 불일치할 경우, 사회보장국이 업주들에게 발송하는 공식 서한으로 공식 명칭은 ‘업주 정정 요청문’(Employer Correction Request)이다.  

26일 한인 노동법 변호사들과 공인회계사들에 따르면 SSA가 노매치 레터 발송을 최근 재개하고 있는 가운데 한인 업주들 중 상당수가 노매치 레터를 받은 것으로 나타났다. 특히 이민자 직원들이 많은 요식업이나 물류운송업에 종사하는 한인 업주들 사이에 노매치 레터 사례가 많은 것으로 알려졌다.

한 공인회계사는 “업종과 관계없이 노매치 레터를 받았다는 한인 업주들이 최근 부쩍 늘었다”며 “식당, 물류, 운송 등 히스패닉 직원이 많은 업종의 업주들이 노매치 레터와 관련해 문의를 더 많이 하고 있는 상황”이라고 설명했다.

SSN의 불일치 현상은 신분 도용 뿐 아니라 이름이 변경되거나 행정적인 착오 또는 작성중 실수로 인해 발생하는 경우도 많다는 게 전문가들의 설명이다. 

과거 이민 당국은 노매치 레터를 불법취업 이민자와 업주 단속에 활용해 이민자 대량 해고사태를 야기했고, SSA의 부정확한 기록으로 인해 부당 해고된 사례가 적지 않아 오바마 행정부 시절인 지난 2012년 폐지됐다. 

지난 7년 동안 노매치 레터 발송이 중단됐다가 트럼프 행정부에 들어선 후 최근 들어 집중적으로 노매치 레터가 발송이 재개되고 있는 상황이다.

문제는 노매치 레터에 대한 정확한 정보가 부족하다 보니 해당 한인 업주들이 당황해하고 있다는 점이다.

전문가들에 따르면 노매치 레터를 받은 업주는 직원의 이름과 SSN이 임금명세서와 일치하는지를 확인해야 한다. SSN이 일치하지 않은 직원에게 사실을 통보하고 이의 시정을 요구해야 한다. 이때 업주는 시정 기간을 직원에게 주어야 하는 데 통상 30~90일 정도다. 시정 기간은 법으로 정해진 바가 없어 업주와 직원이 상의해서 결정하는 것이 바람직하다. 

업주에게는 시정의 의무는 없다. 그렇다고 해서 마냥 늦추어서도 안된다는 게 전문가들의 지적이다. 노매치된 사실이 국토안보부와 연방 이민세관단속국(ICE)과 공유되고 있는 상황이라 자칫 불법체류자를 고용하고 있다는 오해를 받아 조사 대상에 오를 가능성이 있기 때문이다.

주의해야 할 것은 노매치 레터의 대상이라고 해서 해당 직원을 정직, 해고하거나 부당한 대우를 하는 것은 법으로 금지돼 있다. 불법체류자라고 의심해서 해고했다가 자칫 부당해고 소송에 휘말릴 수 있는 여지를 만들어 주기 때문에 주의가 필요하다.

김윤상 노동법 변호사는 “노매치 레터를 받게 되면 당황하지 말고 회사 자료를 체크하고 해당 직원에게 불일치 사실을 통보한 후 시정 기간을 주어야 한다”며 “시정 기간이 지나도 정정을 하지 않는 경우가 발생하며 전문가에 조언을 들어 해고 여부를 결정하는 것이 바람직하다”고 조언했다.