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수신함에 쌓인 이메일 정리 방법

수신함에 쌓인 이메일들을 확인하고 지우는 것은 여간 귀찮은 일이 아니다. 더욱이 대부분의 이메일이 광고거나 스팸메일일 경우가 허다해 많은 이들이 정작 중요한 이메일은 놓치기 일쑤다. 

■1분 규칙

이메일을 읽고 답장하는 것은 나름의 시간을 투자 해야 한다. 그 때문에 많은 이들이 이를 미뤄두곤 한다. 이에 대해 전문가들은 수신메일의 내용을 빠르게 훑어보고 짧고 간단하게 답장을 해도 문제가 없으리라 판단되면 그 즉시 답장할 것을 조언한다. 특히, G메일은 ‘자동 완성 기능’이 있어 사용자가 보냈던 메일의 답장 내용을 기억하고, 새로 작성 시 ‘추측’을 바탕으로 내용을 자동 완성시켜 준다. 

■정크메일 관리

스팸메일 필터 기능은 정크메일과 피싱 사기 메일을 정리하는 데 도움이 된다. 그러나 지속적해서 날라오는 수많은 이메일 중 일부는 합법적인 회사, 단체로부터 오기 때문에 이를 완전히 분류하기란 쉽지 않다. 그러나 광고성 이메일들 대부분에는 메일의 가장 하단 부분에 ‘구독 취소’ 링크가 포함돼 있다. 전문가들은 읽지 않거나 관심 없는 내용이라면 단 몇 초만 시간을 들여 ‘구독 취소’를 누를 것을 추천한다.

■메일함 세팅하기

마이크로소프트 오피스와 지메일은 사용자의 이메일을 정리하는 데 도움이 되는 특별한 기능이 있다. 지메일의 경우, 폴더와 비슷한 기능을 수행하는 ‘라벨’ 기능이 있다. 라벨 기능 사용 시 언론 보도 자료, 사업 파트너로부터 오는 인보이스 및 커뮤니케이션, 부서 책임자에게서 오는 메시지를 각각 분류할 수 있다. 지메일에서는 ‘톱니바퀴 아이콘’ ▶ 설정 ▶ 라벨 탭 ▶ 새로운 라벨 만들기 ▶ 라벨 이름 지정 순으로 설정할 수 있다. 마이크로소프트 아웃룩의 경우 폴더를 생성하면 이메일을 가장 쉽게 분류할 수 있다.

■기타 방법

일부 전문가들은 파트너 간에 이메일을 주고받는 것보다 ‘구글 행아웃’ 기능을 이용할 것을 추천한다. 구글 행아웃, 스카이프, 메신저, 슬랙 등 다양한 메신저 기능을 통해 더욱더 간단하고 빠르게 상대방과 대화를 주고받을 수 있다. 이 외에도 수신메일은 보통 메일 계정이 등록된 여러 개의 기기로 동시에 온다. 만일 사용자가 한 기기에서만 이메일을 수신·발신 및 삭제할 경우 다른 기기들에서도 동시 작업이 진행되도록 설정해야 한다.

지메일을 모든 기기에서 동시에 사용하고 싶다면, 톱니바퀴 아이콘 클릭 ▶ 설정 ▶ 회송 ▶ 메뉴 상단에 나타난 POP·IMAP 선택 ▶ IMAP 엑세스 하단에서 모든 메일에 대해 팝 기능 사용 및 IMAP 사용 설정 ▶ 저장 순으로 설정하면 된다.